NPR: POR QUE FRACASAN LOS PROYECTOS ?

 

NPR: Notas para Reflexionar ... hagamos XinergiaS

 

POR QUE FRACASAN LOS PROYECTOS ?

 

 

 

Varias encuestas sostienen que sólo en el orden del 20% de los proyectos finalizan obteniendo el objetivo planteado, en el tiempo y con los recursos estimados. Esta problemática se da en todo tipo de proyectos, y está particularmente acentuada en proyectos tecnológicos.

Desde ya que el 80 % de proyectos que no tuvieron la misma suerte - por diferentes motivos - genera un aumento de costos directos (en los casos que los proyectos finalicen con mayor recursos que los previstos) e indirectos por la NO disponibilidad de los beneficios previstos que brindaría dicho proyecto si hubiera finalizado en tiempo y forma. Dichos beneficios seguramente han sido destacados en el momento de desmenuzar el plan estratégico de la organización, el cual dio origen y justificación al nacimiento de dicho proyecto.

Del último análisis surge entonces que además de los costos directos que son fácilmente contabilizables, existen los costos indirectos que seguramente son mucho mas importantes que lo pueda suponerse - de no ser así entonces la falla estuvo en promover un proyecto que no aportaba demasiado valor a la organización. Esto fundamentalmente impacta en una baja de productividad de algún área de la organización y en un COSTO de OPORTUNIDAD al no disponer de un resultado que seguramente será un eslabón importante para la cadena de factores críticos de éxito previstos en la estrategia global.

Esto nos lleva a darle una importancia superior a los motivos que generan estos fracasos y desarrollar lineamientos para corregirlos. En Argentina particularmente, y dada la situación de los últimos años, muchos proyectos de TI han seguido la misma suerte que la estadística general. La permanentemente búsqueda en reducción de costos de RRHH han llevado a las empresas a generar proyectos de alta criticidad y exigencia con el fin de que los mismos aporten algún beneficio tangible a la organización que necesita aumentar ingresos y bajar costos, pero al introducir esa baja de costos, casualmente en las área que deben ejecutar dichos proyectos, se generan dos malos escenarios, o se tiene gente preparada para liderar dichos proyectos pero sobrecargada de trabajo lo cual implica no poder ejecutarlos como se debe y por lo tanto se ingresa en el 80% o se recambia personal con menor costo y menor experiencia para la función, lo cual produce el mismo resultado.

En un aspecto más conceptual, la dirección o liderazgo de proyectos, no ha tenido la categorización de una especialidad en sí misma, lo cual implica que se improvisa muchísimo.

Este escenario, nos lleva a replantarnos la forma de cómo se ejecutan los proyectos. Se necesitan más líderes, para conseguir concretar los proyectos de cambio en las organizaciones de manera tal de aumentar la productividad de las mismas.

Hacia fines del 2001 he realizado un estudio con unos 50 responsables de proyectos, para analizar las causas que alimentan los fracasos según los parámetros definidos. Este estudio que se nutrió de experiencias personales - más allá de los números -, me permitió detectar diversos factores que entorpecen el camino de un proyecto y que se analizan en el libro recientemente editado "Liderando Proyectos", a continuación los analizaremos.

Motivos que originan fracasos en el cumplimiento de los proyectos:

 

• 21 % Cambios en los objetivos definidos a nivel estratégico
• 31 % No utilización, o mala utilización de metodologías de trabajo
• 48 % Problemas humanos, de conducción, comunicación y conflictos entre la gente

Con relación al item de cambios en los objetivos, el mismo es responsabilidad de las máximas autoridades de la organización . El análisis lo he centrado en los otros dos factores que son responsabilidad de quien dirige un proyecto.

Con respecto a la profesionalidad para diseñar y ejecutar un proyecto, el factor crítico es la utilización de metodologías . En muchas organizaciones pequeñas y medianas el factor brilla por su ausencia, y en muchas organizaciones grandes el mismo existe y en general se trabaja bien, pero no son pocos los casos en los cuales - en general por falta de tiempo - la metodología termina siendo utilizada como una máscara formal para el cumplimiento de normas y etapas y no como lo que verdaderamente es, el eje del proyecto tomando el contenido de la metodología y no solo la forma.

Desde ya que tanto la falta o la mala utilización de metodologías, se resuelve con vocación de parte de los directivos de la organización en profesionalizar sus cuadros y que esto no sea solo una expresión de deseo sino que vaya acompañada por acciones concretas que exceden una capacitación , puesto que deben luego darle el tiempo para su ejecución y cumplir con las exigencias que la propia metodología en pos de resultados, requiere.

Uno de los puntos en los cuales es muy débil la utilización de metodologías, es en el diseño de la estructura de un proyecto y en la estimación de esfuerzos y tiempos . A tal efecto lo que propongo en el texto es una estructura jerárquica basada en el concepto de costo por actividad, lo cual permite construir el proyecto conceptualmente de arriba hacia abajo y costearlo definiendo esfuerzos de abajo hacia arriba. Esto permite disponer de una herramienta de tablero de control que no solo mide el avance permanente del proyecto sino que permite evaluar impactos en los cambios que se produzcan.

En relación al otro punto referido a la estimación de esfuerzos y tiempos, es fundamental que se profundice el trabajo de métricas . Esto implica, disponer de métodos probados en cada organización que permitan medir el tamaño del proyecto y disponer de estándares propios sobre los esfuerzos necesarios por unidad de tamaño. Esta temática es muy clara en algunas especialidades tales como la construcción, donde el tamaño de una casa se mide en metros cuadrados cubiertos, a partir de los cuales existen tablas donde para un estándar de calidad determinado se establece el costo de construcción, tiempos y esfuerzos asociados.

Sin lugar a dudas debemos llegar a esto en los proyectos de T.I. Para lograrlo los proyectos deben nacer con una estructura homogénea, se debe medir en forma estandarizada tamaños de los productos a desarrollar, a partir de lo cual se podrán realizar estimaciones coherentes basadas en indicadores de productividad. Una de las claves es disponer, o comenzar a construir, una base de conocimiento de la organización, que se alimentará con las experiencias de proyectos que se vayan desarrollando.

En relación al último punto de la encuesta que se refiere a problemas humanos, es crítico, y así lo expresan los números . Es mi convicción que las metodologías formales son de fundamental importancia, para la tarea de los líderes de proyectos, pero no resultan suficientes para lograr el éxito en el cumplimiento del objetivo previsto. Existen muchos otros factores informales, subjetivos, de interrelación entre las personas, como ser la habilidad para detectar conflictos ocultos, que son tan importantes como los métodos y documentos que utiliza el líder para llevar adelante su tarea . Estas relaciones están regladas por sensaciones, intuiciones, percepciones, sentimientos y aceptación de intereses personales no manifiestos.

Esto se debe, a que indefectiblemente y a pesar de que se cuente con los mejores recursos técnicos, es inevitable que los proyectos sean pergeñados, ejecutados y controlados por seres humanos y esta característica será la que le dé "vida" al proyecto, puesto que éste, en mayor o menor medida estará minado de la fusión de las distintas cargas históricas tanto del problema a resolver como de las personas que lo ejecutan. Esta "vida" y la forma de desarrollarla y moldearla de sus integrantes es generalmente uno de los factores fundamentales para el éxito de un proyecto, será la ardua tarea de hacer que todos sus componentes funcionen al unísono, sin lugar a dudas una de las más importantes ocupaciones del Líder de Proyecto.

Proyectos de reingeniería de procesos, informatización, modernización tecnológica, mejoramiento de calidad, etc. están a la orden del día, pero con un nivel de exigencia muy especial que se traduce en "resultados lo más pronto posible". Esto sitúa al líder del proyecto en una posición muy compleja. Deberá negociar y balancear las presiones de las autoridades que le asignaron el proyecto con las presiones de su equipo de trabajo que no puede acortar los tiempos que la realidad les impone.

Las variables que he detectado, como factores problemáticos más allá de las metodologías, fundamentalmente se resumen en incapacidades - o capacidades no muy desarrolladas - para el tratamiento interpersonal desde un punto de vista emocionalmente maduro. Es muy posible que estos factores tengan mayor peso en los fracasos, en culturas latinas como la nuestra, donde las posiciones personales tienen un rol trascendente en la fluidez de las comunicaciones y el día a día de la ejecución del proyecto. Estas capacidades necesarias se resumen en los siguientes tópicos:

 

• Visión y estrategia
• Negociación
• Equipos de trabajo
• Manejo de resistencias
• Comunicación y marketing
• Control de ejecución
• Cambios dinámicos

Diversas encuestas y opiniones especializadas coinciden en que el desarrollo de capacidades de gestión y liderazgo, son fundamentales para el logro de objetivos. En este artículo hemos esbozado los principales problemas y sus posibles caminos hacia la resolución, que tienen los proyectos, los cuales son un factor crítico en el desarrollo de las organizaciones, más aún hoy en día donde hacen falta resultados y no alcanza una buena y justificada explicación del fracaso.

Mencionábamos oportunamente que en muchos casos la metodología se utiliza como una mascara formal y no desde su contenido, que hacía falta vocación directiva para lograr su aplicación, que los dos ejes principales de utilización, son la estructuración del proyecto y la medición para el control, y finalmente la necesidad de generar una base de conocimiento en la organización para acumular experiencias.

Ahora bien, porque es tan difícil hacerlo ?, se supone que esto es en beneficio de la organización para la cual trabajamos (desde adentro o desde afuera) y que sus directivos deberían entonces incentivarlo. Quizá la respuesta tenga forma de autocrítica, si tomamos como premisa que no podemos molestarnos con alguien solo porque no sabe algo, deberíamos preguntarnos, que hicimos nosotros que sí sabemos, para realizar la docencia necesaria al resto de los niveles de la organización ?, hemos sido eficaces en comunicar la necesidad de trabajar metodológicamente ?, hemos podido demostrar que cada peso o dólar invertido en metodología tiene un retorno superior en el mediano plazo ?, estas y muchas otras preguntas, nos pueden dar una idea de que al menos las responsabilidades están repartidas.

Debemos ser también muy explícitos en que usar metodología no es gratis, no cuesta lo mismo que no usarla. Como decía una frase en una vieja película "La fama cuesta, estas dispuesto a pagar su precio para lograrla"?, acá podemos plantear lo mismo "Los beneficios de la metodología son muy importantes para la organización en el mediano plazo, pero hoy cuesta, están dispuestos a pagar por ello"?.

Un primer paso, será entonces buscar mecanismos para demostrar su beneficio concreto, sabemos que a ciertos roles de la organización solo se les habla de dinero, entonces hagamos un algoritmo para traducir razones académicas a beneficios en dinero para la organización. Los beneficios de utilizar metodología, se miden en tangibles e intangibles .

Para los tangibles debemos usar indicadores cuantitativos, fundamentalmente en cada caso habrá que llegar a demostrar que el costo en horas y herramientas aplicadas al proyecto específicamente para implementar metodología son insignificantes en relación al aumento de probabilidades de fracaso en el proyecto con la consecuente perdida en dinero o oportunidad de negocios al no disponer del proyecto terminado en tiempo y forma. Para los intangibles, de no poder detectar indicadores cuantitativos debemos usar indicadores cualitativos, debemos poder demostrar el beneficio de disponer de proyectos terminados exitosos, en el marco del plan estratégico de negocios y crecimiento de la organización, pegado esto al concepto de cuanto es el costo de perdida de confianza de empleados y clientes, prestigio e imagen institucional y posibilidad de ingresar a nuevos mercados a partir de estar catalogados como una organización que cumple o no, lo que promete.

De todo esto seguramente saldrá algún tipo de acuerdo y "permiso" para aplicar fondos y horas a la aplicación de metodología, y en general tendrá distintos valores pero no será cero. Por ejemplo nos podrán autorizar a gastar el 5% o el 20% del costo intrínsico del proyecto para este item que pasará a formar parte del proyecto, serán actividades del proyecto.

Este valor nos indicará un concepto importante, "El nivel de madurez de la Organización". Y aquí estará el input para el Líder de Proyecto para comenzar a ELEGIR las herramientas a utilizar. Podemos pelear con la metodología pero no divorciarnos. Yo utilizó este concepto en una curva de madurez de la cual para distintos estadios tendremos distintas herramientas. Es mejor usar pocas herramientas bien usadas que muchas usadas a medias.

Estas herramientas son el set de trabajo que cada líder usará en su proyecto en una organización para un momento dado. Esta capacidad es un atributo de calidad de la tarea del líder de proyectos.

Fuera cual fuere la metodología que elijamos y la cantidad a utilizar, habrá siempre un conjunto de metas comunes: disponer de una estructura lógica del proyecto, poder cuantificar esfuerzos, tiempos y costos, medir el avance, controlar resultados y disponer de información oportuna para la toma de decisiones correctivas.

Estas metas se podrán lograr con distinta sofisticación de herramientas y con mayor o menor grado de amplitud y calidad de la información, pero siempre, hasta para el proyecto más pequeño que tratemos metodológicamente, las usaremos. No así, si decidimos no usar metodología y ser artesanos intuitivos del proceso, lo cual tiene una ventaja, "no nos haremos problemas en el camino, solo nos preocuparemos una sola vez al final del mismo cuando todo haya salido mal".

El objetivo final de la metodología es poder disponer de información cuantitativa sobre el emprendimiento en marcha que toma la forma de proyecto. Las distintas métricas e indicadores deben recolectarse y calcularse. Usaremos diversos "censores" para medir la realidad y debemos disponer de un sistema de control centralizado.

Cuando mencionamos el set de herramientas, me refiero específicamente a COMO voy a realizar estas tareas . En la elección de este set -que responderá a los distintos conceptos mencionados en este artículo- está la llave del éxito del líder, poder disponer de herramientas que puedan ser usadas con el tiempo disponible para el tipo de organización en la cual estoy.

La variedad de herramientas es múltiple, y una de las tareas mas estratégicas cuando me toca ir a una organización a asesorarlos, es detectar el nivel de madurez mencionado y construir los instrumentos a utilizar, conjuntamente con el Líder del proyecto.

Podemos escalar en el tipo de herramientas, pasando por diversos estadios, a modo de ejemplo mencionaré algunos sets que he podido construir en estos últimos años y he podido utilizar en diversas ocasiones y desde ya existen muchas soluciones de este tipo o pueden ser construidas ad hoc. Lo importante no es cual se use sino, qué tipo y en qué contexto:

Herramientas de funcionalidad básica - Soporte: Planillas simples de Excel

Tienen el fin estructurar el proyecto, registrar los avances y medir el avance global consolidado.

Herramientas de funcionalidad media - Soporte: Planillas complejas de Excel y Paquetes utilitarios para proyectos

Idem anterior pero se agregan funcionalidades de control de desvíos (físicos y económicos), posicionamiento de varios proyectos simultáneos y análisis de escenarios sobre simulaciones.

Herramientas de funcionalidad alta - Soporte: Sistema aplicativo transaccional

Automatizan los puntos anteriores en aplicativos que funcionan en red o por web para mantener descentralizada la carga y centralizada en una base de datos, la gestión tanto de avance físico como de administración de recursos, contratos, pagos por resultados aprobados, desvíos, multas, informes tipos, etc.

Herramientas de funcionalidad muy alta - Soporte: Sistema de Data marts

Complementan la herramienta anterior, creando un Data warehouse de aplicación específica para análisis multidimensional de proyectos. Se utiliza en grandes proyectos y sirve para descubrir información oculta en el análisis para la toma de decisiones.

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POR UNA PATRIA DESARROLLADA, LIBRE Y SOBERANA ...PA´LANTE !...en XinergiaS !!!

SaludoX
Amilcar Perez Lista ( Xibersor )
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